POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES

À CARACTÈRE PERSONNEL DE LA VIE PRIVÉE



Merci de lire attentivement la présente Politique de protection de la vie privée avant de contracter avec la société de management SPA WAUX-HALL CLUB MANAGEMENT SPRL. En acceptant les conditions générales de SPA WAUX-HALL CLUB MANAGEMENT SPRL, vous acceptez d’être lié sans réserve par la présente Politique de protection de la vie privée. Si vous avez des questions au sujet de cette Politique, veuillez prendre contact avec nous avant de contracter avec nous.

Généralités

La protection de votre vie privée revêt pour nous une importance capitale. Nous souhaitons dans toute la mesure du possible vous informer, respecter vos droits et vous permettre de contrôler ce qu'il advient de vos données personnelles, en conformité avec le Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « Règlement européen »). La présente politique de protection de la vie privée (ci-après, la « Politique de protection de la vie privée », ou la « Politique ») a dès lors pour objet d’informer toutes les personnes physiques concernées, ci-après dénommées « Vous » ou « Votre/Vos », sur la manière dont la société SPA WAUX-HALL CLUB MANAGEMENT SPRL collecte et utilise de telles données personnelles et sur les moyens dont la personne physique concernée dispose pour contrôler cette utilisation.


1.Champ d’application de la présente Politique de protection de la vie privée

La présente Politique de protection de la vie privée énonce les principes et lignes directrices pour la protection de Vos données personnelles collectées dans le cadre des services réalisés pour compte de nos clients (ci-après, les « Services »). La notion de « données personnelles » (ci-après, les « Données personnelles ») désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne est « identifiable » dès lors qu’elle peut être identifiée, directement ou indirectement, en particulier par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres. Pour éviter tout malentendu, la présente Politique de protection de la vie privée n’est d’application que dans le cadre de nos relations avec des clients personne physique. Dans le cas des clients personnes morales, la présente Politique de protection de la vie privée est uniquement valable pour les données personnelles relatives aux personnes physiques qui représentent ou agissent en qualité de représentant du client personne morale (comme les mandataires, préposés ou toute autre personne de contact). Par opposition, les « Données non-personnelles » correspondent à des informations ne permettant pas d’identifier une personne physique.


2.Qui est responsable de vos données

Le responsable de traitement de vos données est SPA WAUX-HALL CLUB MANAGEMENT SPRL, société de droit belge, dont le siège social est établi à 4900 Spa, Rue Albin Body 41, enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0633.522.044 (ci-après, « SWHCM », ou « nous » ou encore « nos » ou « notre »).


3. Qui est protégé par cette politique de protection de la vie privée ?

Cette Politique de protection de la vie privée s'applique uniquement aux Données personnelles que nous traitons en tant que responsable du traitement. Elle s'applique au traitement des Données personnelles de nos clients (privés et professionnels) en relation avec les Services réalisés pour compte de nos clients. Les données personnelles des ex-clients et des prospects sont également traitées et protégées avec le plus grand soin, conformément à la présente Politique de protection de la vie privée.


4. Qu’entendons-nous par « traitement de données personnelles » ?

Par « traitement de données personnelles », nous entendons tout traitement de données qui peuvent vous identifier en tant que personne physique (par exemple, nom, prénom, âge, date et lieu de naissance, adresse, numéro de téléphone, email, photographies etc.). La notion de « traitement » est vaste et couvre entre autres la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, l'actualisation, la modification, la demande, la consultation, l'utilisation, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement, la combinaison, l'archivage, l'effacement ou la destruction définitive de ces données.


5. Quelles données à caractère personnel pouvons-nous traiter ? 5.1. Les données personnelles que vous partagez avec nous

Nous traitons les données personnelles que vous nous transmettez dans le cadre des Services que nous réalisons pour vous. Cela peut se faire par téléphone par écrit (par exemple, lorsque vous nous adresser un courrier) par e-mail.

5.2. Les données personnelles que nous obtenons de tiers

En raison de notre relation particulière avec l’ASBL SPA WAUX-HALL CLUB, nous disposons des informations à caractère personnel des membres et prestataires de cette dernière. Nous collectons également des données et des informations personnelles vous concernant par l’intermédiaire des auxiliaires de justices (huissiers, avocats, etc.) et pouvons être amenés à obtenir ou accéder à des informations vous concernant via des tiers qui interviennent dans le cadre de l’exécution de nos prestations contractuelles.


5.3. Catégories de données personnelles

Nous distinguons dans nos systèmes différents types de données personnelles qui peuvent être combinés : Données administratives : nous distinguons les Données personnelles qui permettent de vous identifier en tant que client de SWHCM (par exemple, votre nom et vos documents d'identification comme une copie du recto de votre carte d'identité), les données personnelles qui nous permettent de prendre contact avec vous (par exemple, votre adresse, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone), les données personnelles qui indiquent vos caractéristiques personnelles (par exemple votre âge et votre sexe), ou vos données de facturation et de paiement (y compris les données relatives à votre solvabilité et numéro de TVA pour les indépendants) ainsi que toutes les autres préférences que vous communiquez à SWHCM par quelque moyen que ce soit ; Données de travail : il s’agit de l’ensemble des Données personnelles que nous collectons et traitons dans le cadre des missions, instructions et mandats qui nous sont confiés, qui peuvent être transmises par vous ou par des tiers ; les données récoltées à cet effet peuvent être relatives à : - Gestion d’entreprise (organisation, planification, etc.) - Activités événementielles - Organisation de cours, conférences, séminaires, évènements, ou autre manifestations - Conseils en relations publiques et en communication - Gestion de patrimoine - Services en matière de Ressources Humaines ; En aucun cas nous nous collectons et/ou traitons de données personnelles pouvant être qualifiées de sensibles au sens du Règlement européen, telle que les données médicales, d’origine raciale et ethnique, révélant des opinions religieuses ou médicales, génétiques, biométriques, d’orientation sexuelle, de vie sexuelles, de condamnations judiciaires, d’appartenance syndicales.

6. À quelles fins utilisons-nous ces Données personnelles ?

6.1. Notre engagement de principe : un traitement proportionnel aux finalités visées

Nous traitons les Données à caractère personnel que nous collectons en vue de la réalisation de différents objectifs. Nous ne collectons et traitons ces Données personnelles qu’aux seules fins de la réalisation ces objectifs précis et déterminés. SWHCM ne procède à aucun traitement de Données personnelles qui serait incompatible avec ces objectifs. En outre, nous ne traitons uniquement que des Données personnelles suffisamment pertinentes et limitées au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Ainsi, nous utilisons les Données personnelles lorsque cette utilisation est rendue nécessaire :

  • dans le cadre de la préparation, de l'exécution ou de la cessation des Services confiés ;
  • pour satisfaire aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles nous sommes soumis ;
  • et/ou
  • pour défendre nos intérêts légitimes, auquel cas nous veillons toujours à préserver un équilibre entre ces intérêts et le respect de votre vie privée.

Si le traitement de vos Données personnelles n'est pas indispensable pour l'une de ces raisons, nous demandons toujours votre autorisation pour pouvoir traiter ces données.

6.2. Le fondement juridique justifiant la collecte et le traitement de vos Données personnelles

Toutes les Données collectées le sont sur une base (i) volontaire, (ii) légale (sur base d’une obligation légale) ou (iii) sont nécessaires à l’exécution des Services confiés :

(i) Concernant les Données collectées dans le cadre des Services confiés, le traitement de ces Données repose sur la nécessité du traitement en vertu du Contrat signé avec SWHCM (ou de l’exécution de mesures préparatoires à la conclusion du Contrat) avec la personne concernée (art. 6, b), du Règlement (UE) 2016/679 sur la protection des données) ;

(ii) Nous sommes également tenus de vous demander (ou d’obtenir via un tiers) certaines informations vous concernant en vertu d’une obligation légale ;

(iii) Enfin, en ce qui concerne les Données collectées à des fins commerciales ou promotionnelles en ce compris notamment pour l’envoi de lettres d’information à caractère commercial, d’offres de certains services, de newsletters, d’invitations à des évènements ou de tout autre documents promotionnels, le traitement de ces Données repose sur le consentement de la personne concernée (art. 6, a), du Règlement (UE) 2016/679 sur la protection des données).

Lorsque ledit traitement n’est pas nécessaire en vertu de ces trois fondements, celui-ci est alors basé sur les intérêts légitimes de SWHCM en tant que professionnel, notamment celui d’information et de suivi de vos dossiers, gestion et prévention de fraude, assurer une efficacité pour exécuter nos contrats, fournir nos services et se conformer à nos obligations légales, identifier les moyens nous permettant d’améliorer les Services à nos clients, protéger nos intérêts commerciaux, financiers et économiques.

6.3. Nos activités de traitement

Nous collectons les données à caractère personnel aux fins concrètes suivantes :

  • Afin d’exécuter les prestations liées à la réalisation des Services confiés, étant notamment, sans que cette énumération ne soit exhaustive, la gestion de votre entreprise (organisation, planification, etc.), l’organisation pour votre compte d’activités évènementielles, de cours, conférences, séminaires, évènements ou toute autre manifestation, la délivrance de conseils en relations publiques et en communication, ainsi que la gestion de votre patrimoine.
  • Afin de traiter vos demandes de renseignements lorsque vous prenez contact avec nous. Les Données que nous recevons à votre sujet dans cette phase d’information sont uniquement utilisées afin de vous fournir les informations demandées, de la manière dont vous le souhaitez. Si à l’issue de cette phase d’information, vous souhaitez devenir client de SWHCM, nous vous demanderons tout de même plusieurs données à caractère personnel pour la gestion de notre relation contractuelle, comme votre nom, adresse, numéro de téléphone, adresse mail, numéro de client, copie du recto de votre carte d’identité, numéro d’entreprise si vous êtes indépendant.
  • Afin de vous informer, moyennant accord préalable de votre part, de toute actualité pertinente liée à votre secteur d’activité, ainsi que de tout évènement et conférence que nous organisons ;
  • Afin de lutter contre la fraude et les infractions et afin de satisfaire à nos obligations légales. Dans de nombreux cas, nous sommes légalement tenus de conserver certaines données à caractère personnel vous concernant et/ou à les partager avec des autorités publiques. Dans le cadre d’une enquête de police ou judiciaire, nous pouvons être tenus de communiquer certaines données de manière confidentielle aux autorités concernées.
  • Afin d’assurer la bonne gestion de la facturation des prestations, frais et dépens découlant de la réalisation de nos Services.

6.4. Processus décisionnel automatisé

SWHCM ne prend aucune décision automatisée – sur la base de l'établissement d'un profil ou non – susceptible d'engendrer dans votre chef des conséquences juridiques ou qui aurait vocation à vous toucher de manière considérable, sauf :

  • si cela s’avère indispensable pour la conclusion ou l'exécution de notre contrat ;
  • si c'est autorisé par la loi (par exemple, pour la détection d'une fraude fiscale) ;
  • ou
  • si nous avons obtenu votre autorisation expresse à ce propos.

Dans ces situations, vous serez informé au préalable de la réalisation de la décision automatisée, de votre droit d'exiger une intervention humaine et de la manière dont vous pouvez contester notre décision.


7. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

7.1. Nos mesures techniques et organisationnelles

Nous faisons tout pour protéger vos données à caractère personnel et votre confidentialité.

Nos collaborateurs ont été formés pour gérer correctement les Données personnelles. Dans le cadre de chaque projet visant un traitement des Données personnelles, nous effectuons d'abord une évaluation de la sécurité et de la protection de ces Données, en préservant vos intérêts avant tout.

Pour la protection de vos Données, une personne dédiée contrôle le respect de la législation et de nos aspirations éthiques, comme exposé dans la présente Politique de protection de la vie privée. En outre, nous appliquons différentes mesures techniques pour protéger vos Données personnelles contre l'accès et l'utilisation illicites, la perte ou le vol, à savoir : protection par mot de passe, logiciel de cryptage de disque dur, pare-feu, antivirus, détection des intrusions et des anomalies et contrôles d’accès pour nos collaborateurs. En cas de fuite de données avec des conséquences néfastes pour vos Données à caractère personnel, vous êtes personnellement averti en tant qu’Utilisateur dans les circonstances prévues par la loi.

Le nombre de collaborateurs de notre entreprise ayant accès à vos Données personnelles est limité et nos collaborateurs sont sélectionnés avec soin. Ils ont uniquement accès à vos Données personnelles dans la mesure où ils ont besoin de ces informations pour exécuter correctement les tâches qui leur sont attribuées.

Les logiciels que nous utilisons dans le cadre des Services prestés sont continuellement mis à jour.


7.2. Où sont stockées vos données

Vos Données personnelles sont stockées dans des serveurs informatiques localisés au sein de notre siège social


8. Vendons-nous vos données à des tierces parties ou transmettons-nous vos données ?

8.1. Transferts de données

Nous ne vendons ni ne transférons de Données à caractère personnel à des tiers, sauf (si) :

  • Cela est nécessaire pour la bonne réalisation des Services confiés. Nous pouvons être amenés à transmettre certaines Données personnelles à des tiers sous-traitants (informaticien, comptable, prestataires de services, etc.), à des intervenants dans votre dossier, administration publique, etc.
  • Vos Données sont uniquement transmises aux seuls fins pour lesquelles nous traitons nous-même vos Données et cette transmission est strictement limitée aux Données dont ces tiers ont besoin pour la tâche qu'ils effectuent pour notre compte. Nous nous assurons qu’ils traitent vos données, tout comme nous, d’une manière sûre, respectueuse et en bon père de famille et nous prévoyons les garanties contractuelles adéquates à cet effet.

  • Il existe une obligation légale qui nous impose de le faire.
  • Il y a un intérêt légitime pour SWHCM ou le tiers concerné.
  • Nous transmettrons uniquement vos Données personnelles si votre intérêt ou vos droits et libertés fondamentaux ne prévalent pas et vous en serez toujours informé en toute transparence (sauf dans le cas des exceptions légales). Ainsi, vos Données personnelles peuvent par exemple être transmises aux contrôleurs de crédit, aux bureaux de recouvrement et aux prestataires de services juridiques, ainsi qu'aux partenaires avec qui nous collaborons dans le cadre d'une action spécifique.

  • Vous nous donnez votre autorisation.

Si SWHCM fournit des Données personnelles à des tiers dans d'autres situations, cela se fait toujours avec une notification explicite, en donnant une explication sur le tiers, les fins de la communication et du traitement. Si cette communication est requise en vertu de la loi, nous vous demandons au préalable votre autorisation explicite.

8.2. Traitement international de vos données personnelles

Dans la mesure où les Données à caractère personnel sont traitées en dehors de l'Union européenne, nous nous assurons par des mesures contractuelles ou techniques que ces données y bénéficient d'un niveau de protection approprié, comparable à la protection dont elles bénéficieraient dans l'Union européenne conformément à la réglementation nationale et européenne en vigueur.


9.Comment déterminez-vous quelles données à caractère personnel nous pouvons utiliser à des fins commerciales et comment ?

9.1. Paramètres de confidentialité de SWHCM

En votre qualité de client de SWHCM, les Données que vous nous transmettez sont intégralement couvertes par le secret des affaires, de sorte que nous leur appliquons le plus haut degré de confidentialité.

Si techniquement vous disposez de la faculté de déterminer les finalités pour lesquelles nous pouvons collecter et traitées vos Données, afin d’éviter tout malentendu, nous souhaitons préciser que cette limitation doit néanmoins être appréciée au regard des obligations légales pesant sur notre profession, telle que les obligations en matière de blanchiment, ainsi que la nécessité d’exécuter la mission confiée conformément à la diligence et au professionnalisme que vous êtes en droit d’attendre.

9.2. Opt-out pour marketing direct

Si vous ne souhaitez pas/plus recevoir la moindre forme de communication non liée à la bonne réalisation des Services, vous disposez bien entendu du droit de vous y opposer, sans devoir vous justifier. À cet effet, vous pouvez toujours prendre contact avec nous.

En effet, conformément aux dispositions reprises à l’article 6.2, nous ne pouvons utiliser les Données collectée à des fins commerciales ou promotionnelles en ce compris notamment pour l’envoi de lettres d’information à caractère commercial, d’offres de certains services, de newsletters, d’invitations à des évènements ou de tout autre documents promotionnels, que moyennant l’obtention de votre accord exprès.

Attention : le fait que vous ne souhaitiez plus recevoir de communications de ce type de notre part ne porte évidemment pas préjudice à notre droit de prendre contact avec vous par voie électronique dans le cadre de l'exécution de votre contrat ou si la loi nous y oblige.


10. Mesures de sécurités en cas de sous-traitance

Lorsqu’un traitement doit être effectué pour le compte de SWHCM, nous faisons uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière que le traitement réponde aux exigences de la présente Politique et vous garantisse le même niveau de protection.

Le sous-traitant ne recrute pas un autre sous-traitant sans l’autorisation écrite préalable, spécifique ou générale, de SWHCM. Dans le cas d’une autorisation écrite générale, le sous-traitant informe SWHCM de tout changement prévu concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants, donnant ainsi à SWHCM la possibilité d’émettre des objections à l’encontre de ces changements.

Le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat au titre du droit de l’Union ou du droit d’un État membre, qui lie le sous-traitant à l’égard de SWHCM, définit l’objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits de SWHCM.

Ce contrat prévoit, notamment, que le sous-traitant:

    a) ne traite les Données personnelles que sur instruction documentée de SWHCM, y compris en ce qui concerne les transferts de Données à caractère personnel vers un pays tiers, à moins qu’il ne soit tenu d’y procéder en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’État membre auquel le sous-traitant est soumis; dans ce cas, le sous-traitant informe SWHCM de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public;

    b) veille à ce que les personnes autorisées à traiter les Données à caractère personnel s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité;

    c) prend toutes les mesures requises en vertu de la sécurité du traitement;

    d) respecte les conditions visées aux paragraphes précédents pour recruter un autre sous-traitant;

    e) aide SWHCM, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible, à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d’exercer leurs droits;

    f) aide SWHCM à garantir le respect des obligations prévues, compte tenu de la nature du traitement et des informations à la disposition du sous-traitant;

    g) selon le choix de SWHCM, supprime toutes les Données à caractère personnel ou les renvoie au responsable du traitement au terme de la prestation de services relatifs au traitement, et détruit les copies existantes, à moins que le droit de l’Union ou le droit de l’État membre n’exige la conservation des données à caractère personnel; et,

    h) met à la disposition de SWHCM toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues au présent article et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par SWHCM ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits.

A cet effet, le sous-traitant informe immédiatement par écrit SWHCM si, selon lui, une instruction constitue une violation du présent règlement ou d’autres dispositions du droit de l’Union ou du droit des États membres relatives à la protection des données.

Lorsqu’un sous-traitant de SWHCM recrute un autre sous-traitant pour mener des activités de traitement spécifiques pour le compte de SWHCM, les mêmes obligations en matière de protection de données que celles annexées dans le contrat ou un autre acte juridique entre le responsable du traitement et le sous-traitant, sont imposées à cet autre sous-traitant par contrat ou au moyen d’un autre acte juridique au titre du droit de l’Union ou du droit d’un État membre, en particulier pour ce qui est de présenter des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la présente Politique.

Lorsque cet autre sous-traitant ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, le sous-traitant initial demeure pleinement responsable.


11. Quels sont vos droits en matière de confidentialité et comment pouvez-vous les exercer ?

11.1. Aperçu de vos droits en matière de confidentialité

- Votre droit d'accès

Vous avez le droit de demander à tout moment à SWHCM si nous traitons ou non vos Données à caractère personnel et, si nous les traitons, de consulter ces Données et de recevoir des informations complémentaires concernant :

  • les fins auxquelles nous les traitons ;
  • les catégories concernées de Données à caractère personnel ;
  • les destinataires ou les catégories de destinataires (notamment les destinataires dans des pays tiers) ;
  • si possible, le délai de conservation ou, si ce n'est pas possible, les critères permettant de déterminer ce délai ;
  • l'existence de vos droits en matière de confidentialité ;
  • le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité de surveillance ;
  • les informations dont nous disposons sur la source des Données si nous obtenons des données personnelles via un tiers ; et
  • l'existence d'un processus décisionnel automatique.

Vous avez également le droit d'obtenir une copie gratuite des Données traitées, sous forme compréhensible. SWHCM peut néanmoins vous demander une indemnité raisonnable destinée à couvrir ses frais administratifs pour chaque copie supplémentaire que vous demanderiez.

- Votre droit de rectification de vos Données à caractère personnel

Vous avez le droit de faire corriger immédiatement les Données à caractère personnel incomplètes, erronées, inadéquates ou anciennes.

Pour tenir à jour vos Données, nous vous prions quoi qu'il en soit de nous communiquer toute modification, comme un déménagement, la modification de votre adresse e-mail ou un changement de carte d'identité.

- Votre droit de suppression des Données (le « droit à l'oubli »)

Vous avez le droit, dans les cas suivants, de faire supprimer vos Données personnelles :

  • vos Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires à la bonne réalisation des finalités sur base desquelles elles ont été collectées ou traitées par SWHCM ;
  • vous retirez votre autorisation antérieure relative au traitement et il n'y a aucune autre base juridique que SWHCM peut invoquer pour (poursuivre) le traitement ;
  • vous vous opposez au traitement de vos Données à caractère personnel et il n'existe aucune base justifiée qui prévaut pour que SWHCM poursuive le traitement ;
  • vos Données personnelles sont traitées de manière illégitime ;
  • vos Données personnelles doivent être effacées pour satisfaire à une obligation légale ;
  • Veuillez tenir compte du fait que nous ne pouvons pas toujours supprimer toutes les Données personnelles demandées, par exemple lorsque leur traitement est indispensable pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ou parce que nous sommes tenus pour la justice et la sécurité de l’État de conserver les données de nos clients pendant 12 mois. Nous vous fournirons de plus amples informations à ce propos dans notre réponse à votre demande.

- Votre droit de limitation du traitement

Vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement de vos Données personnelles si l'un des éléments suivants est d'application :

  • vous contestez l'exactitude de ces Données personnelles : leur utilisation est limitée pendant une période permettant à SWHCM de contrôler l'exactitude des Données ;
  • le traitement de vos Données à caractère personnel est illégitime : au lieu de demander la suppression de vos données, vous demandez à ce que leur utilisation soit limitée ;
  • SWHCM n'a plus besoin de vos données pour les finalités initiales du traitement, mais vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice : au lieu de demander la suppression des Données, leur utilisation est limitée à la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
  • tant qu'aucune décision n'a été prise concernant l'exercice de votre droit d'opposition au traitement, vous demandez la limitation de l'utilisation de vos Données à caractère personnel.

- Votre droit à la portabilité des données à caractère personnel

Vous avez le droit de « récupérer » vos Données personnelles, par exemple pour pouvoir changer plus facilement de fournisseur de services. C'est uniquement possible pour les Données à caractère personnel que vous avez vous-même fournies à SWHCM, sur la base d'une autorisation ou d'un contrat. Dans tous les autres cas, vous ne pouvez donc pas bénéficier de ce droit (par exemple, lorsque le traitement de vos données se produit sur la base d'une obligation légale).

Deux aspects sont liés à ce droit :

  • vous pouvez demander à SWHCM pour récupérer les Données à caractère personnel concernées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ; et
  • vous pouvez demander à SWHCM de transmettre directement les Données personnelles concernées à un autre responsable du traitement. Dans ce cadre, vous êtes personnellement responsable de l'exactitude et de la sécurité de l'adresse (e-mail) que vous indiquez pour le transfert. SWHCM a le droit de refuser votre demande si le transfert est techniquement impossible.

- Votre droit d'opposition au traitement de vos Données à caractère personnel

Vous avez le droit, en vertu de votre situation particulière, de vous opposer au traitement de vos Données personnelles si le traitement s'inscrit dans le cadre de l'intérêt légitime de SWHCM ou dans le cadre de l'intérêt général. SWHCM suspendra le traitement de vos Données personnelles, sauf si SWHCM peut démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les vôtres ou si le traitement des Données personnelles est lié à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice (par exemple, l'introduction d'une requête devant un tribunal).

En ce qui concerne votre droit d'opposition dans le cadre du marketing direct, voir le point 9.2 de la présente politique de protection de la vie privée.

11.2. En pratique

- Comment puis-je exercer mes droits en matière de confidentialité ?

Vous pouvez nous adresser un mail à l’adresse suivante info@swhc.be ou nous contacter par téléphone au 084.77.64.16

Afin d'exercer votre droit d'accès et pour éviter toute publication illicite de vos Données à caractère personnel, nous devons vérifier votre identité. En cas de doute ou d'imprécision, nous vous demanderons d'abord des informations complémentaires (de préférence une copie du recto de votre carte d'identité).

- Y a-t-il des frais ?

Vous pouvez exercer gratuitement vos droits en matière de confidentialité, sauf si votre demande est manifestement non fondée ou exagérée, notamment en raison de son caractère répétitif. Dans ce cas, nous avons le droit et le choix – conformément à la législation relative à la protection de la vie privée – (i) de vous facturer une indemnité raisonnable (tenant compte des frais administratifs liés à la fourniture de l'information ou de la communication demandée et des frais liés à la prise des mesures demandées), ou (ii) de refuser de donner suite à votre demande.

- Sous quel format vais-je recevoir une réponse ?

Si vous introduisez votre demande par voie électronique, les informations sont si possibles transmises par voie électronique, sauf si votre demande stipule autre chose. En tout cas, nous vous transmettons une réponse concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

- Quand vais-je recevoir une réponse ?

Nous réagissons dans les plus brefs délais à votre demande, et en tout cas dans le mois suivant la réception de votre demande. En fonction de la complexité des demandes et de leur nombre, ce délai peut le cas échéant être prolongé de deux mois. En cas de prolongation du délai, nous vous en informons dans le mois suivant la réception de la demande.

- Que puis-je faire si SWHCM ne donne pas suite à ma demande ?

Nous vous informerons toujours, dans notre réponse, de la possibilité d'introduire une plainte auprès de l'autorité de surveillance et de faire appel devant le juge compétent.


12. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous ne pouvons pas conserver vos Données à caractère personnel au-delà du temps nécessaire à la réalisation de l'objectif pour lequel nous les collectons. Le délai de conservation peut donc différer en fonction de la finalité poursuivie:

- Respect de nos obligations légales : pour satisfaire à nos obligations comptables et fiscales, nous sommes par exemple tenus de conserver vos données de facturation pendant 7 ans maximum ;

- Nécessité juridique : pour conserver certaines données (notamment votre contrat, vos factures et votre correspondance concernant des réclamations à ce sujet) en tant que preuve en cas de litiges, jusqu’à 10 ans maximum après la résiliation de votre contrat.

Ces données archivées ont néanmoins un accès très limité.

À l'issue des délais de conservation applicables, les Données à caractère personnel sont supprimées ou rendues anonymes.


13. Nous Poser des questions

Pour plus d'informations sur la présente politique de protection de la vie privée ou pour toute réclamation concernant le traitement de vos Données à caractère personnel, vous pouvez prendre contact avec nous via info@swhc.be


14. Restez informé des adaptations.

SWHCM peut modifier de temps à autre la présente politique de protection de la vie privée, par exemple dans le cadre des évolutions du marché et de nouvelles activités de traitement de SWHCM.

Dans de telles hypothèses, nous vous notifierons spontanément toute modification de la présente Politique.


15. Autorité de surveillance.

Pour les plaintes relatives au traitement de vos données à caractère personnel par CAMALOT, vous pouvez vous adresser à l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles / +32 (0)2 274 48 00 / contact@apd-gba.be /www.autoriteprotectiondonnees.be .